業務用メールはWebホスティングに含まれる？

メールボックスはメッセージを保存し、Webホスティングはページを配信します。同じドメインでも契約は別です。サイト移転で既存メールのDNS設定を誤って削除しないようにします。フォームは自動的にメールボックスを作りません。

メールとWebを別のサービスとして理解する

業務メールはドメインを使いますが、その背後のメールボックスはWebサイトとは別です。メッセージの受信と保存、スタッフの利用を扱う契約と、ページを配信する契約は同じとは限りません。

すでにメールが動く会社のサイトを作り直す場合、メールはそのままでよいかもしれません。現在の提供元と設定を先に調べます。サイト移転を理由に、ドメインにつながる全サービスを再作成する必要はありません。

フォームはもう一つの要素です。相談を保存する、通知する、その両方を行うなどの実装があります。メールボックスを自動作成せず、既存メールの代わりにもなりません。完了文は実際に確認できた処理だけを表します。

変更前にWeb用とメール用の記録を分けて記録します。MXはメールの送信先に関係し、ほかにも維持すべき設定があり得ます。目的が不明な記録は消さずに確認します。

メール提供元を変えないなら必要な設定を保持します。メールも移す場合は、利用者、過去メッセージ、アクセス、継続利用の別案件として扱ってください。新サイトを接続する一言の中へ隠しません。

契約の所有者とアカウント管理者を確認します。開発者が支援しても、事業側に適切な制御が残る必要があります。パスワードと復旧情報は非公開で扱い、サイトのソースへ入れません。

保存型フォームなら、権限のある人がどこで読めるかを説明します。メール通知も実装するなら別の経路として確認してください。通知失敗と保存失敗は違い、ブラウザー成功表示は本当に確認した結果に対応させます。

通知に全文を含めるか、保護された記録への案内だけにするかも決めます。個人情報のコピー先が変わるため、実際の方式をプライバシー説明に反映します。ローカル試験と本番確認も区別します。

相談事務所がWebを静的ホストへ移し、従来のメール契約を残す例では、両方の運用資料が必要です。ドメイン更新、メール、有料通知、サイト保守も別費用です。

新しい社員のメール作成と、ページにある連絡表記の変更は担当者が違う場合があります。引き渡し時に、ページはどこから配信され、普通のメールはどこへ届き、フォーム相談はどこで読めるかを所有者が答えられるようにします。

具体例: サイト移転で既存メールのDNS設定を誤って削除しないようにします。

守りたい範囲: フォームは自動的にメールボックスを作りません。